Wewnętrzna procedura
DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH WDOMU POMOCY SPOŁECZNEJ IM. JANA PAWŁA II W SZCZYTNIE
§ 1
Postanowienia ogólne
1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (zwana dalej „procedurą”), określa zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa w Domu Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II w Szczytnie (zwanym dalej „DPS”), a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych oraz ochronę sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
4. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, iż miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonywania i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Ochronie nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło.
6. Osoba wykonująca pracę na rzecz DPS, przed dopuszczeniem do pracy, zobowiązana jest do zapoznania się z procedurą oraz złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z procedurą, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1.
7. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, informację o procedurze przekazuje się wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
8. Obowiązki wskazane w ust. 6 i 7 realizowane są przez specjalistę ds. kadrowych.
§ 2
Definicje
Ilekroć w procedurze jest mowa o:
1) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
2) działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub oddalenie zgłoszenia;
4) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w DPS, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
5) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
6) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w DPS lub na rzecz DPS, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
7) osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych – osoba posiadająca pisemne upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Dane osoby ds. zgłoszeń wewnętrznych upubliczniane są na tablicy ogłoszeń w siedzibie Domu Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II w Szczytnie, a także w Filii DPS w Spychowie;
8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
10) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;
11) sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, a także osobę fizyczną w przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w DPS lub na rzecz DPS, lub już po ich ustaniu;
12) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa, zgodnie z niniejszą procedurą;
13) zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 3
Przedmiot zgłoszenia
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego może być działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
§ 4
Tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
1. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego, zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
1) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2) adres do kontaktu sygnalisty;
3) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
4) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
5) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
2. Wzór zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 2.
3. Zgłoszenie powinno być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Osoba świadomie dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji może ponieść odpowiedzialność na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
4. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
5. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane:
1) pisemnie w postaci elektronicznej – za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres: sygnalista@dpsszczytno.pl
2) pisemnie w postaci papierowej – w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, przesłanej na adres: ul. Wielbarska 2, 12-100 Szczytno lub przekazanej osobiście osobie ds. zgłoszeń wewnętrznych. Przesyłkę doręczoną za pośrednictwem operatora pocztowego, bez uprzedniego otwarcia przekazuje się osobie ds. zgłoszeń wewnętrznych – co nie wyklucza konieczności odnotowania wpływu korespondencji i faktu jej przekazania,
3) ustnie – za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod wskazanym numerem telefonu lub podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. Numer telefonu upubliczniany jest na tablicy ogłoszeń w siedzibie Domu Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II w Szczytnie, a także w Filii DPS w Spychowie.
6. Dyrektor DPS wyznacza osobę, która podczas nieobecności osoby ds. zgłoszeń wewnętrznych wykonuje jej obowiązki w niezbędnym zakresie. Dane tej osoby upubliczniane są na tablicy ogłoszeń w siedzibie Domu Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II w Szczytnie, a także w Filii DPS w Spychowie.
7. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osoby ds. zgłoszeń wewnętrznych, sygnalista może dokonywać zgłoszenia wewnętrznego bezpośrednio do Dyrektora DPS w formie pisemnej lub ustnej.
8. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
9. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
10. Wzór protokołu rozmowy/spotkania stanowi załącznik nr 3.
11. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego, osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych, przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 4.
§ 5
Tryb rozpatrywania zgłoszeń
1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez osobę ds. zgłoszeń wewnętrznych, która dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji, osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
2. Osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia, będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w ust. 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
4. W razie potrzeby, osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz DPS w celu złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
5. Osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych DPS lub do podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
6. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu, osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych. Ostateczna decyzja co do podjęcia i zakresu działań następczych należy do Dyrektora DPS.
7. Osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
8. Osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
§ 6
Działania następcze
Osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
§ 7
Rejestr zgłoszeń
1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez wyznaczoną osobę ds. zgłoszeń wewnętrznych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
3. Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik nr 5.
§ 8
Ochrona sygnalisty
1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, w szczególności opisane w rozdziale 2 ustawy.
2. Sygnaliście przysługują środki ochrony przewidziane w rozdziale 2 ustawy.
3. Postanowienia ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą, a także do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
§ 9
Dane osobowe
1. DPS, po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
2. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie.
3. Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych, uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
4. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Dyrektora DPS. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
5. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest obowiązany do:
1) nieujawniania informacji, mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia osobie ds. zgłoszeń wewnętrznych, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań, zainicjowanych tymi działaniami.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. DPS usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się.
§ 10
Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych
1. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
3. Szczegółowe informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych zawarte są w informacji wywieszonej od dnia 25 grudnia 2024 r. na tablicy ogłoszeń w siedzibie Domu Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II w Szczytnie, a także w Filii DPS w Spychowie.
4. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego, nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony zagwarantowanej przepisami ustawy.
5. W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej DPS, w pierwszej kolejności zachęca się do stosowania procedury zgłoszeń wewnętrznych.
§ 11
Postanowienia końcowe
1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Dyrektor DPS.
2. Osoba ds. zgłoszeń wewnętrznych, nie rzadziej niż raz w roku, przekazuje Dyrektorowi DPS zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych, w związku z tymi zgłoszeniami, działaniach następczych.
4. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę poprzez jej wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Domu Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II w Szczytnie, a także w Filii DPS w Spychowie.
6. Osoby świadczące pracę na rzecz DPS na dzień wejścia w życie niniejszej procedury, zobowiązane są do zapoznania się z nią i złożenia oświadczenia, o którym mowa w § 1 ust. 6.